Kopie, nie oryginały

Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników i dokumentacji pracowniczej. Zasady ich prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Z rozporządzenia wynika, iż w aktach osobowych są gromadzone m.in. dokumenty przedstawiane przez pracownika w trakcie rekrutacji oraz zatrudnienia.

Zgodnie z dyspozycją § 1 ust. 3 rozporządzenia przedstawiane przez pracownika dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika w odpisach lub kopiach. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów rzeczonych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii. Nie może natomiast zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów w celu włączenia ich do akt osobowych pracowników. Umieszczenie w aktach osobowych pracowników oryginałów dokumentów przedstawionych przez pracownika stanowi bowiem naruszenie prawa.

Niektóre dokumenty w oryginale

Nie można wywodzić z § 1 ust. 3 rozporządzenia, iż w aktach osobowych znajdować się mają wyłącznie kopie dokumentów. Przepisy prawa przewidują bowiem obowiązek sporządzenia określonych dokumentów w więcej niż jednym egzemplarzu, z których jeden przeznaczony jest dla pracownika, a drugi dla pracodawcy. Przykładowo z § 2 ust. 1 rozporządzenia wynika obowiązek pracodawcy sporządzenia umowy o pracę w co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl