Powszechnie w doktrynie i w judykaturze przyjmuje się, iż rozkłady czasu pracy powinien zostać podany do wiadomość pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Do najczęściej spotykanych sposobów podawania grafików do wiadomości pracowników należą: umieszczanie harmonogramu na tablicy ogłoszeń oraz udostępnienie w ramach wewnętrznej sieci informatycznej pracodawcy.

Należy jednak zauważyć, iż ustawodawca posługuje się zwrotem „pracodawca przekazuje pracownikowi”. Zwrot ten wskazuje, iż pracodawca powinien powiadomić każdego pracownika o obowiązującym go grafiku czasu pracy w sposób indywidualny. Pracodawca powinien zatem wybrać taki sposób przekazywania pracownikom rozkładu czasu pracy do wiadomości, aby każdy z pracowników został indywidualnie powiadomiony o obowiązującym go grafiku. Może to nastąpić m.in. poprzez wydawanie pracownikom grafiku „do ręki” lub przesłanie rozkładu czasu pracy na adres poczty elektronicznej poszczególnych pracowników.

Ustawodawca nie ustanowił obowiązku potwierdzania przez pracownika zapoznania się z rozkładem czasu pracy. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wymagać potwierdzania przez pracowników udostępnienia im grafików luba zapoznania się z jego treścią. Może jednak wprowadzić taki wymóg. Wymaga to jednak wprowadzenia odpowiednich rozwiązań w regulacjach wewnątrzzakładowych.

Wprowadzenie przez pracodawcę wymogu potwierdzania przez pracowników przekazania im grafiku do wiadomości i zapoznania się z jego treścią ma przede wszystkim znaczenie dowodowe. W ten sposób pracodawca zyskuje dowód, iż przekazał pracownikom rozkład czasu pracy w terminie 1 tygodnia przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony.