Regulacje prawne dotyczące tzw. umów na zastępstwo pracownika

Przede wszystkim należy podkreślić, iż tzw. umowa na zastępstwo jest traktowana jako specyficzna umowa na czas określony, co wynika z konstrukcji art. 25 kodeksu pracy, a także z orzecznictwa Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 4 października 2011 r., I PK 56/11). W świetle wspomnianego powyżej art. 25 § 1 kodeksu pracy celem tej umowy jest przejściowe zatrudnienie pracownika, który ma zastąpić inną osobę nieobecną w pracy, np. z powodu długotrwałej choroby czy też absencji rodzicielskiej.

Jak wynika z art. 251 § 3 kodeksu pracy umowy te nie są ujmowane w „liczniku” umów na czas określony, nie są także przedłużane do dnia porodu (art. 177 § 31 kodeksu pracy).

Zgodnie natomiast z art. 331 kodeksu pracy okres wypowiedzenia takiej umowy wynosi 3 dni robocze. Należy jednak w tym miejscu wspomnieć o wyroku z 3 grudnia 2009 r. (II PK 142/09), w którym Sąd Najwyższy uznał, iż pracodawca może wypowiedzieć umowę na zastępstwo tylko w przypadku, gdy umowa trwa dłużej niż 6 miesięcy oraz zawiera klauzulę dopuszczającą takie rozwiązanie stosunku pracy.

Wymagania dotyczące treści umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 1 kodeksu pracy w treści umowy o pracę powinny znaleźć się co najmniej następujące elementy: strony umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
 

Jak jednak uszczegółowić rodzaj umowy oraz czas jej trwania? Zastępujący pracownik musi bowiem znać datę końcową zatrudnienia. Jeżeli znamy dokładnie okres absencji osoby zastępowanej, wówczas w treści umowy o pracę na tzw. zastępstwo można podać okres „od… do…”, jest to jednak trochę ryzykowne rozwiązanie, ponieważ absencja zastępowanego pracownika może się wydłużyć i wówczas należałoby zawrzeć kolejną umowę. Najczęstszym sposobem opisywania czasu trwania tzw. umowy na zastępstwo jest więc podawanie danych (imienia i nazwiska) osoby zastępowanej. Co na to GIODO?

Zdaniem GIODO…

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku uznał, iż „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 KP). Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”.

Z uzasadnienia stanowiska GIODO wynika natomiast, iż „ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się bowiem jedynie w zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy. Ten zaś w sposób ogólny określa, że umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności”.