Przesłanki do umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne są określone w przepisach:

• ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585, ze zm.),
• rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz. U., Nr 141, poz. 1365).

Umorzenie może nastąpić w przypadku stwierdzenia całkowitej nieściągalności należności publicznych lub ze względu na ważny interes osoby zobowiązanej.

Całkowita nieściągalność należności zachodzi, gdy:

• dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów, albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie,
• sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w prawie upadłościowym (art. 13 i art. 361 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze),
• nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku: majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,
• nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym,
• wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,
• naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję,
• jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Natomiast przez ważny interes osoby zobowiązanej do opłacenia składek należy rozumieć wystąpienie okoliczności, które uniemożliwiają spłatę zadłużenia, a w szczególności:

• ubóstwo zobowiązanego, zagrażające jego dalszej egzystencji, wynikające z niezapewnienia minimum socjalnego oraz sytuacja, gdy po uiszczeniu należności z tytułu składek dłużnik nie będzie dysponował środkami finansowymi pozwalającymi na zapewnienie podstawowych potrzeb życiowych,
• zdarzenia losowe i klęski żywiołowe,
• choroba zobowiązanego lub członków jego najbliższej rodziny (np. małżonka, dzieci, rodziców), nad którymi zobowiązany do spłaty należności sprawuje bezpośrednią opiekę – uniemożliwiająca pozyskiwanie dochodów niezbędnych do podjęcia spłaty zadłużenia.

Rozstrzygnięcie, czy w konkretnej sprawie zachodzą okoliczności przemawiające za umorzeniem należności jest uzależnione od udowodnienia przez zobowiązanego, że ze względu na jego sytuację materialną i rodzinną uregulowanie zaległości spowodowałoby zbyt ciężkie skutki dla niego i jego rodziny.

Należy też pamiętać, że od 1 stycznia 1999 r. umorzeniu mogą podlegać:

• składki na ubezpieczenia społeczne – z wyłączeniem kwot finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek na własne ubezpieczenia,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne – z wyłączeniem kwot finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek na własne ubezpieczenia,
• składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi do dnia złożenia wniosku, ewentualnie wymierzoną dodatkową opłatą oraz kosztami upomnienia.

W przypadku płatników opłacających składkę wyłącznie na własne ubezpieczenia umorzeniem może zostać objęta pełna kwota należności z tytułu składek.