W praktyce wątpliwości interpretacyjne budzi nakaz uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia dnia wolnego. Cóż ma bowiem począć pracodawca, który mimo starań nie może dokonać takiego uzgodnienia (na przykład z powodu bierności pracownika, który nie chce otrzymać dnia wolnego oczekując wyższej gratyfikacji finansowej)? Podejście do tej kwestii prezentowane przez PIP jest jednoznaczne, aczkolwiek nie tłumaczy w pełni jak powinien postąpić pracodawca w takiej sytuacji. Zdaniem PIP powinno bowiem zawsze nastąpić udzielnie dnia wolnego, a brak powyższego stanowi wykroczenie przeciwko prawo pracownika. Trochę odmienna jest interpretacja sądowa tego wymogu.

Sądy (w tym również Sąd Najwyższy) dostrzegają wspomnianą sytuację uznając, że zgodnie z prawem uzasadnia ona (tak jak na przykład urlop wypoczynkowy czy nieobecność spowodowana chorobą) nieudzielenie pracownikowi dnia wolnego. W konsekwencji w takim stanie faktycznym nie będziemy mieli do czynienia z naruszeniem przepisów prawa przez pracodawcę. W praktyce sprawa ta budzi pewne trudności dowodowe. Z tych względów pracodawcy, którzy dążą do pewności i stabilności podejmowanych decyzji, stosują zawsze formę pisemną uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Konstrukcja przyjęta przez ustawodawcę sugeruje, że uprawnienie pracownika ma charakter bezwzględny („… przysługuje w zamian inny dzień wolny …”). Nie oznacza to jednak, że pracownik może sobie samodzielnie udzielić dnia wolnego, nawet jeśli pracodawca świadomie zamierza naruszyć ciążący na nim obowiązek. Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń przyjął, że nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy w takiej sytuacji stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy i jej przyczynie.

Zgłoszenie wniosku o udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dodatkowe dni wolne od pracy nie uprawnia pracownika do wykorzystania tego dnia bez udzielenia zwolnienia przez pracodawcę. Jak wynika z powyższego, pracownik musi uzgodnić z pracodawcą termin, w którym chce odebrać dzień wolny i uzyskać na to jego zgodę.