Rekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym jest w wielu przypadkach trudniejsze niż jej opłacenie. Aby udzielać czasu wolnego w sposób prawidłowy konieczna jest przede wszystkim umiejętność identyfikacji źródła pracy nadliczbowej.
Przepisy prawa pracy rozróżniają dwa rodzaje przekroczeń norm czasu pracy, które wywołują skutek w postaci powstania po stronie pracownika pracy w godzinach nadliczbowych. Mowa tutaj o przekroczeniu normy dobowej oraz normy tygodniowej. Dla prawidłowej rekompensaty naturalnej pracy nadliczbowej (czyli poprzez udzielenie czasu wolnego) konieczne jest ustalenie chwili, w której dochodzi do powstania przekroczenia konkretnej normy czasu pracy.
Przy przekroczeniu normy tygodniowej godziny nadliczbowe powstaną dopiero z chwilą zakończenia okresu rozliczeniowego, gdy jest możliwe dokonanie rozliczenia czasu pracy z uwzględnieniem wszystkich zdarzeń, jakie miały miejsce w okresie rozliczeniowym. Zupełnie inaczej należy postrzegać moment powstania godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy dobowej czasu pracy. Takie godziny nadliczbowe powstaną bowiem zawsze z upływem doby pracowniczej, w której doszło do przekroczenia obowiązującej pracownika dobowej normy czasu pracy bądź przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy wynikającego z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Moment ustalenia wystąpienia pracy nadliczbowej ma szczególne znacznie dla ustalenia momentu zapłaty za pracę nadliczbową. Z tą chwilą powstanie bowiem po stronie pracownika prawo do opłacenia pracy nadliczbowej, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.
Alternatywną formą rekompensaty pracy nadliczbowej jest rekompensata naturalna tj. udzielenie czasu wolnego w trybie prawem przewidzianym. I tak art. 1512 § 1 Kodeksu pracy dopuszcza możliwość zrekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w odpowiedzi na pisemny wniosek pracownika, w którym pracownik określi termin i wymiar wnioskowanego czasu wolnego. Ceną, jaką zapłaci pracownik, w zamian za uzyskanie czasu wolnego w dogodnym dla siebie terminie, jest niekorzystna proporcja, według której następuje udzielenie czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego w trybie art. 1512 § 1 Kodeksu pracy uprawnia bowiem pracownika do czasu wolnego w tym samym wymiarze co czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
W praktyce mnóstwo wątpliwości budzi kwestia terminu, w którym powinno pomiędzy pracodawcą a pracownikiem zostać dokonane uzgodnienie terminu udzielenia czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Pomocne w tym zakresie jest stanowisko wyrażone przez Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 21 kwietnia 2009 r. (nr rej. GPP-306-4560-32/09/PE/RP), zgodnie z którym „pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 1512 § 2 k.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych”.
Zatem pracodawcy stosujący dłuższe niż miesiąc okresy rozliczeniowe nie mogą zwlekać z rozliczeniem pracy nadliczbowej wynikającej z przekroczenia normy dobowej czasu pracy do końca okresu rozliczeniowego. W świetle przywołanego stanowiska złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie czasu wolnego powinno nastąpić przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Innymi słowy, długość przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego, jest nieistotna dla udzielenia odpowiedzi na pytanie, w którym momencie pracownik powinien mieć jasność, co do sposobu rekompensaty wykonywanej przez niego pracy nadliczbowej. Jeśli zakończy się miesiąc, w którym wystąpiła praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia normy dobowej, a strony milczą na temat zrekompensowania jej udzieleniem czasu wolnego, oznacza to, że świadczenia należne pracownikowi powinny znaleźć się na liście płac, nawet jeśli okres rozliczeniowy nie uległ jeszcze zakończeniu.
