Dość często środki ZFŚS przeznacz się na udzielanie pracownikom oraz innym osobom uprawnionym do korzystania ze świadczeń z Funduszu pomocy materialnej lub rzeczowej uzasadnione zwiększonymi kosztami utrzymania w jakimś okresie roku kalendarzowego np. w związku ze zbliżającymi się świętami Bożego Narodzenia czy początkiem roku szkolnego.
Na wstępie należy zaznaczyć, że taka forma prowadzenia działalności socjalnej jest dopuszczalna tylko jeśli przewiduje ją obowiązujący w konkretnym zakładzie regulamin wydatkowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, działalności sportowo-rekreacyjnej, usług na rzecz opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
W praktyce wielu pracodawców przeznaczenie środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zostało w regulaminie zawężone tylko do niektórych spośród wyżej wskazanych rodzajów działalności socjalnej np. gdy pracodawca w regulaminie postanowił przeznaczyć środki Funduszu wyłącznie na działalność kulturalno-oświatową oraz sportowo-rekreacyjną nie ma możliwości udzielania ze środków funduszu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.
Gdy dojdziemy do wniosku że środki funduszu możemy przeznaczyć na pomoc „świąteczną” bardzo często uważamy za sprawiedliwe przyznanie naszym pracownikom świadczeń o jednakowej wartości. Udzielenie pomocy traktujemy w tej sytuacji bardziej jako przyznanie pracownikowi prezentu niż jako działalność socjalną w rozumieniu ustawy.
Tymczasem każdorazowe udzielenie świadczenia o charakterze pomocowym finansowanego ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wymaga zbadania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do skorzystania ze świadczeń przewidzianych, która wyraziła uprzednio wolę ubiegania się o przyznanie świadczenia finansowanego ze środków ZFŚS. W praktyce dzięki takiemu badaniu pracodawca może zrealizować nadrzędną zasadę działalności socjalnej polegającą na przyznaniu świadczenia w najwyższej wysokości (bądź pierwszeństwie w przyznaniu świadczenia) tym osobom uprawnionym, które znajdują się w najtrudniejszej sytuacji socjalnej.
Poddanie osoby uprawnionej badaniu socjalnemu wiąże się z koniecznością jednoczesnego zweryfikowania sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej osoby uprawnionej. W szczególności należy zaakcentować, że nie spełni wymogu prawidłowego przydziału świadczeń ograniczenie badania do jednego z trzech wskazanych powyżej elementów sytuacji socjalnej (np. przyznawanie świadczeń wyłącznie w oparciu o wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych przez pracowników u pracodawcy tworzącego ZFŚS). Jako przykład dopuszczalnego zakresu badania sytuacji socjalnej wskazać należy na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 lutego 2008r. (sygn. akt II PK 156/07), zgodnie z którym „możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny, jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych”. Na niebezpieczeństwa związane z lekceważeniem tej reguły wskazuje natomiast inny wyrok Sądu Najwyższego - Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 16 września 2009 r. I UK 121/2009, w świetle którego „podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Od tej zasady nie ma wyjątków. Nawet regulamin funduszu nie może jej zmienić. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być oceniane w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych.”.
