Jesteśmy niewielkim pracodawcą (zatrudniamy około 50 pracowników). Przez wiele lat prowadziliśmy ewidencję czasu pracy w postaci list obecności, na których pracownicy podpisując się potwierdzali obecność w pracy. Nie zawieraliśmy w liście obecności informacji o godzinach pracy, ponieważ prawie zawsze pracuje się u nas 8 godzin. Sporadycznie, jeśli pojawiała się u nas praca w godzinach nadliczbowych, zaznaczaliśmy to w liście obecności. Po ostatniej kontroli przyjęty przez nas sposób ewidencjonowania czasu pracy został uznany za niewłaściwy i nakazano nam zaprowadzenie indywidualnych kart ewidencji czasu pracy dla zatrudnianych pracowników, a inspektor pracy żąda od nas dokumentu, w którym będzie zawierali informacje o godzinach prac poszczególnych pracowników.

Obowiązujące przepisy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma dowolność w ewidencjonowaniu określonych informacji o czasie pracy pracownika. Zwrócić należ w szczególności na art. 149 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Z kolei z § 2 przywołanego przepisu wynika, że w odniesieniu do trzech szczególnych grup pracowników, a mianowicie pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej ma potrzeby ewidencjonowania godzin pracy. A contrario jeśli nie mówimy o ewidencji czasu pracy jednej z trzech wymienionych powyżej grup – mamy obowiązek zawarcia w ewidencji czasu pracy informacji o liczbie godzin pracy w poszczególnych dobach (bez względu na to czy była to praca zgodnie z rozkładem, czy praca w godzinach nadliczbowych) w ewidencji czasu pracy. Opisany w pytaniu sposób ewidencjonowania czasu pracy nie spełnia więc przedstawionego powyżej wymogu. Zatem - obojętne jak niepotrzebny wydałby się nam tak wyglądający dokument - jego prowadzenie jest konieczne, abyśmy spełnili wymogi wynikające z przepisów prawa.