Dotychczas stosowaliśmy praktykę, zgodnie z którą osobie, którą planowaliśmy zatrudnić, dawaliśmy przed nawiązaniem stosunku pracy (w trakcie postępowania kwalifikacyjnego) komplet dokumentów niezbędnych do nawiązania stosunku pracy. Wśród tych dokumentów znajdował się również kwestionariusz osobowy przeznaczony dla pracownika. Dokumenty te odbieraliśmy od pracownika przy zawarciu umowy o pracę, co następowało kilka tygodni po rozmowie kwalifikacyjnej. Zazwyczaj były one wypełniane przez pracownika w dacie postępowania rekrutacyjnego, a nie w dacie zawarcia umowy o pracę. Ostatnio podczas kontroli PIP usłyszeliśmy zarzut, że pobieramy informacji zawarte w kwestionariuszu osobowym przeznaczonym dla pracownika przed nawiązaniem stosunku pracy. Jak powinniśmy w tej sytuacji postąpić?

Kwestionariusz osobowy przeznaczony dla pracownika nie jest dla pracodawcy dokumentem do obowiązkowego stosowania - pracodawca może, ale nie musi wymagać jego wypełnienia. W praktyce jednak zdecydowana większość pracodawców stosuje kwestionariusze w brzmieniu określonym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971).

Przepisy nie wskazują konkretnej chwili podpisania i złożenia przez pracownika kwestionariusza osobowego dla pracownika. Niemniej jednak z literalnego brzmienia przepisów wynika, iż pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego od pracownika, czyli osoby, z którą już zawarto umowę o pracę. Oznacza to, że kwestionariusz osobowy może być podpisany przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy. Nie ma zatem przeszkód, aby pracownik uczynił to w pierwszym dniu zatrudnienia.

W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu kwestionariusze osobowe będą zazwyczaj wskazywały jako datę wypełnienia dzień, w którym dokument został wydany pracownikowi. Będzie tak pomimo że pracodawca fizycznie ten dokument pobierze i będzie przetwarzał w chwili, gdy określona osoba będzie już posiadała status pracownika. Trudno w takiej sytuacji będzie przeprowadzić podczas kontroli dowód, który pozostawałby w sprzeczności z datą widniejącą na dokumencie. Lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie więc odbieranie od pracownika danych zawartych w kwestionariuszu dopiero po nawiązaniu z nim stosunku pracy i weryfikowanie ich w oparciu o treść przedłożonych przez pracowników dokumentów.