Niedawno zwrócił się do nas pracownik z wnioskiem o duplikat świadectwa pracy wydanego mu w 2005r., które następnie zaginęło mu w trakcie remontu mieszkania. Uznaliśmy prośbę pracownika za uzasadnioną. Jednocześnie stwierdziliśmy, że w pierwotnie wydanym pracownikowi świadectwie pracy zawarty był błąd – nieprawidłowo określono okres zatrudnienia pracownika. Czy w tej sytuacji wydając duplikat świadectwa pracy możemy dokonać korekty jego treści?
W przepisach prawa nie znajdziemy odpowiedzi wprost na postawione powyżej pytanie. Na wstępie należy zaznaczyć, że § 4 rozporządzenia MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania nakazuje pracodawcy – w uzasadnionych przypadkach – wydać pracownikowi lub innej upoważnionej osobie odpis kopii świadectwa pracy zarchiwizowanego w aktach osobowych. Zatem uznając racje pracownika, czyli stwierdzając, że powód wnioskowania przez pracownika o wydanie odpisu świadectwa pracy jest istotny i prawdopodobny, powinniśmy uczynić jego wnioskowi zadość. W klasycznej sytuacji powinniśmy więc sporządzić dokument, który powieli informacje zawarte w kopii świadectwa zarchiwizowanej w aktach osobowych, bowiem poprzez „odpis” należy rozumieć przede wszystkim kopię dokumentu zawierającą wszystkie istotne dane zawarte w dokumencie źródłowym, która jest co najmniej potwierdzona za zgodność przez osobę sporządzającą odpis danego dokumentu źródłowego. Z drugiej strony nie ma jednak jakichkolwiek przeszkód dla odręcznego powielenia treści pierwotnego świadectwa pracy i ponownego opatrzenia go podpisem oraz pieczęcią.
W stanie faktycznym opisanym w pytaniu tkwi jednak jeszcze jeden element, który jest istotny dla jego oceny prawnej. Otóż świadectwo pracy wydane pierwotnie pracownikowi zawiera nieprawidłowe informacje. Zatem sporządzenie odpisu powielałoby świadectwo pracy, które jest błędne. Przepisy rozporządzenia MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania nie regulują wprost takiego stanu faktycznego. Znajdziemy w nich bowiem tylko uregulowania dotyczące korygowania treści świadectwa pracy w następstwie wyroku sądowego bądź uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, a więc rozwiązania noszące się do stanów faktycznych odbiegających od przedstawionego w pytaniu, w którym to istnienie błędu ujawnia pracodawca. Ponadto należy zauważyć, że już dawno upłynął termin, z zachowaniem którego pracownik mógł wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.
Wydaje się jednak, że błąd ujawniony przez pracodawcę jest na tyle poważny w kontekście przyszłych uprawnień pracownika, że nie można zignorować jego istnienia. Przy tym założeniu pracodawca powinien więc sporządzić i wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, które będzie odpowiadało treścią faktycznym okolicznościom zatrudnienia. Posiłkowo więc zastosować należy postępowanie określone w § 5 ust. 1 rozporządzenie, zgodnie z którym pracodawca w razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w terminie 7 dni nowe świadectwo pracy. W takiej sytuacji w aktach osobowych pracownika powinniśmy zarchiwizować kopię nowego świadectwa sporządzonego w związku z korektą błędów w nim zawartych.
