W świetle brzmienia art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, przy czym plan urlopów nie obejmuje części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy. Biorąc pod uwagę powyższe plan urlopów powinien zawierać informację o planowanym terminie wykorzystania przez pracownika 18 lub 22 dni urlopu wypoczynkowego (chyba że pracownik jest uprawniony do dodatkowego urlopu wypoczynkowego). Czasem jednak sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych na cały rok kalendarzowy jest kłopotliwe i niewygodne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy przewiduje odstępstwo od wskazanej zasady – za zgodą zakładowej organizacji związkowej - pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu urlopów. W takim przypadku ustalenie wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego (za wyjątkiem tzw. „urlopu na żądanie”) wymaga każdorazowego porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Ustawodawca w art. 163 § 1 i 1¹ Kodeksu pracy wskazuje dwa skrajne warianty trybu udzielania pracownikom urlopu wypoczynkowego. W praktyce występuje także rozwiązanie pośrednie, które polega na tym że planem urlopów obejmowana jest tylko część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym np. część urlopu obejmującego 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Rozwiązanie takie należy uznać za dopuszczalne, bowiem skoro ustawodawca zezwala wprost na osiągnięcie skutku w postaci całkowitej rezygnacji w tworzenia planu urlopów, to tym bardzie dopuszczalne jest odstępstwo od zasady w o wiele mniejszym zakresie tj. połączenia częściowego planowania urlopów z udzielaniem urlopu po uprzednim indywidualnym porozumieniu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Ponadto wprowadzenie takiego rozwiązania każdorazowo wymaga uzgodnienia z reprezentacją pracowników.

W tym kontekście należy jednak zwrócić uwagę, że dla swojej skuteczności i poprawności normatywnej wskazane rozwiązanie powinno być zawarte w akcie określającym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy np. regulaminie pracy.

Jednocześnie z uwagi na brzmienie art. 162 Kodeksu pracy, który dopuszcza podzielenie urlopu wypoczynkowego na części (nie dotyczy to tzw. "urlopu na żądanie”) wyłącznie na wniosek pracownika i przy zachowaniu reguły, że jedna z części urlopu wypoczynkowego obejmuje nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, regulamin pracy powinien przewidywać rozwiązanie, że pracownik ma możliwość zaplanowania pełnego wymiaru urlopu przysługującego mu w danym roku kalendarzowym, ale bez dokonywania podziału na części, bądź jeśli takie będzie życzenia pracownika – wyłącznie części określonej w regulaminie pracy. Podjęcie przez pracownika optymalnej decyzji w danej sytuacji powoduje, że pracownicy wybierają to drugie rozwiązanie, bowiem współcześnie w typowej sytuacji pracownicy nie są zainteresowani wykorzystaniem całego urlopu wypoczynkowego w jednej części.