Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, pomimo że od wejścia w życie nowych przepisów obowiązujących w tym zakresie upłynęły już prawie trzy lata, nadal budzi wątpliwości wśród praktyków stosujących przepisy prawa pracy. Wątpliwości pojawiają się zwłaszcza gdy dochodzi do rozstania z pracownikiem, któremu uprzednio pokryliśmy koszty związane z dokształcaniem.

Zgodnie z art. 103³ Kodeksu pracy pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia (tj. inne niż wynagrodzenie za czas obowiązkowych zajęć i ewentualnie wynagrodzenie za urlop szkoleniowy), a w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Pokrycie kosztów związanych z dokształcaniem się pracownika, odbywanym zarówno za zgodą jak i z inicjatywy pracodawcy, nie jest obowiązkiem pracodawcy, lecz zależy jedynie od jego dobrej woli.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na ułatwienie pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych i sfinansuje w całości czy w części koszty poniesione przez pracownika w związku z dokształcaniem, wówczas powinien zadbać o ochronę swoich interesów. Przede wszystkim pracodawca powinien na piśmie zawrzeć z pracownikiem umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki.

W umowie należy m.in. określić okoliczności uzasadniające proporcjonalny zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów dokształcania pracownika. Katalog tych okoliczności jest enumeratywnie określony w przepisach Kodeksu pracy i jest to katalog zamknięty. Pracodawca może zatem z tego katalogu wybrać okoliczności, które będą uprawniały go do żądania od pracownika zwrotu kosztów poniesionych w związku z jego dokształcaniem. Pracodawca nie może natomiast w umowie przewidzieć dodatkowych, innych niż wskazane w Kodeksie pracy, przesłanek, których wystąpienie będzie uprawniało go do domagania się od pracownika zwrotu poniesionych kosztów.

Umowa może zatem przewidywać, że pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w sytuacji gdy:

• pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
• pracownik w okresie nie dłuższym niż 3 lata rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,
• pracownik w okresie nie dłuższym niż 3 lata rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kodeksu pracy (z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę) lub art. 943 kodeksu pracy (z powodu mobbingu), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Jeżeli nawet strony wprowadzą do umowy inne okoliczności niż przewidziane w Kodeksie pracy, które zgodnie z umową będą uzasadniały żądanie zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów dokształcania pracownika, to taki zapis będzie nieważny w świetle obowiązujących przepisów prawa pracy.

Istotnym jest, że ustanie stosunku pracy z powodu upływu czasu, na który umowa została zawarta, nie jest okolicznością przewidzianą przez ustawodawcę, a której wystąpienie może uzasadniać żądanie zwrotu kosztów podnoszenia przez pracownika kwalifikacji. Pracodawca nie może wobec tego żądać od pracownika proporcjonalnego zwrotu kosztów dokształcania, w sytuacji gdy umowa o pracę rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta, lecz przed upływem 3 lat od momentu ukończenia podnoszenia kwalifikacji. Sytuacji pracodawcy w tym zakresie nie zmieni wprowadzenie takiej przesłanki zwrotu kosztów przez pracownika do umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji.