20 maja 2010 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 kwietnia 2010 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych (Dz. U. Nr 75, poz. 479).

Rozporządzenie określa wymagania, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem płatnik składek przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej z wykorzystaniem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej i oprogramowania interfejsowego.

Płatnik składek pobiera wystawione przez Zakład, w formie dokumentu elektronicznego, komunikaty zawierające:

1) potwierdzenie odbioru przez Zakład zestawu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, przekazywanych w jednym procesie transmisji danych i podpisany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych — w przypadku gdy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej nie zawiera błędów krytycznych,

2) informacje o tzw. błędach krytycznych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatnika składek poprzez transmisję danych, uniemożliwiający przetworzenie dokumentów w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jakie zostały wykryte przez Zakład w przekazanym zestawie dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej — w przypadku gdy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierał błędy krytyczne,

3) dane wygenerowane z rejestru Zakładu, przeznaczone do weryfikacji i usunięcia rozbieżności pomiędzy danymi w systemie teleinformatycznym płatnika składek i w rejestrach Zakładu.

Powyższe komunikaty płatnik składek pobiera za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej w terminie 30 dni od dnia przekazania do Zakładu zestawu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierający co najmniej jeden błąd krytyczny jest traktowany jako nieprzekazany.

Wykaz błędów krytycznych Zakład publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej lub udostępnia w inny sposób.

Płatnik składek otrzymujący w komunikacie dane osobowe ubezpieczonych używa wskazanych lub udostępnionych przez Zakład metod uwierzytelniania oraz ochrony przekazywanych danych.

Informacje dotyczące metod, uwierzytelniania oraz ochrony przekazywanych danych Zakład publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej lub udostępnia w inny sposób.