Reguły ustalania urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym są dość dobrze znane pracodawcom. W nietypowych sytuacjach o pomyłkę jednak nie jest trudno. Do takich sytuacji należy identyfikacja uprawnień urlopowych pracownika, który podejmuje zatrudnienie na przełomie lat kalendarzowych.

Rozważenia wymaga kwestia uprawnień urlopowych pracownika, który ma ustalone prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni w roku kalendarzowym, z którym zawarto umowę o pracę na okres próbny od 1 grudnia 2010r. do 28 lutego 2011r. Zakładając, że w 2010r. pracownik nie wykorzystał wcześniej pełnego wymiaru przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracownik nabędzie prawo do urlopu proporcjonalnego zarówno za grudzień 2010r. (w wymiarze 1/12 z 26 dni, a więc po zaokrągleniu w górę będą to 3 dni urlopu), jak i za styczeń oraz luty 2011r. (w wymiarze 2/12 z 26 dni, a więc po zaokrągleniu w górę będzie to 5 dni urlopu). W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że trzymiesięczny okres zatrudnienia da pracownikowi w podanym przykładzie 8 dni urlopu. We wskazanym przykładzie ustalając uprawnienia urlopowe pracownika będziemy musieli bowiem dokonać dwukrotnie zaokrąglenia w górę do pełnego dnia niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego. Wynika to z podstawowej zasady przepisów regulujących prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego, jaką jest ustalanie uprawnień urlopowych pracownika odrębnie dla poszczególnych lat kalendarzowych.

Inaczej ukształtowałyby się uprawnienia urlopowe pracownika, gdyby cały okres zatrudnienia przypadał w jednym roku kalendarzowym. I tak gdyby pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny od dnia 1 lutego 2011r. do 30.04.2011r. ustalając jego uprawnienia urlopowe dokonywalibyśmy wyłącznie jednego zaokrąglenia w górę do pełnego dnia. Trzymając się przedstawionych wcześniej założeń przykładu pracownik nabyłby prawo do 3/12 z 26 dni urlopu przysługującego mu w roku kalendarzowym (6,5 dnia urlopu), co po zaokrągleniu spowodowałoby nabycie przez pracownika prawa do 7 dni urlopu wypoczynkowego w ujęciu proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.

Pracodawcy dość często mylą te dwie sytuacje, zapominając o odrębnym dla każdego roku kalendarzowego ustalaniu uprawnień urlopowych pracownika. Wskutek tego w przedstawionym stanie faktycznym podczas kontroli PIP dość częste ujawniane są niedopłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy bądź zaniżenie wymiaru należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego (jeśli pracownik w dalszym ciągu pozostaje w zatrudnieniu).