W maju br. jeden z naszych pracowników korzystał z trzech tygodni urlopu bezpłatnego. W styczniu tego roku pracownik miał ponadto 2-tygodniowy okres nieusprawiedliwionej nieobecności. W sumie pracownik był nieobecny w pracy, po zsumowaniu, przez prawie 40 dni. Czy możemy w tej sytuacji połączyć okres nieobecności nieusprawiedliwionej z okresem urlopu bezpłatnego i pomniejszyć roczny wymiar urlopu pracownika o 1/12 urlopu przysługującego mu w roku kalendarzowym?

W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu okresy nieobecności w pracy, które mają wpływ na pomniejszenie uprawnień urlopowych pracownika, trwają łącznie ponad 1 miesiąc w danym roku kalendarzowym, a zatem uprawniają pracodawcę do pomniejszenia wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku. Zgodnie bowiem z brzemieniem § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zmianami oraz z 2009 r. Nr 174, poz. 1353) jeżeli okresy nieobecności w pracy wymienione w art. 1552 § 1 Kodeksu pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Zatem to, że okresy uzasadniające obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego przypadają w różnych miesiącach kalendarzowych, jest okolicznością pozbawioną znaczenia prawnego.

Wątpliwość, którą sygnalizuje treść pytania, dotyczy raczej tego, że zsumowaniu podlegają różne okresy nieobecności, które zostały wymienione w art. 1552 § 1 Kodeksu pracy (urlop bezpłatny oraz nieusprawiedliwiona nieobecność). Nieobecności te nie są tożsame, jednak w kontekście sprawy będącej przedmiotem pytania, okoliczność ta nie ma istotnego znaczenia. Niejednorodność faktycznych okresów nieobecności pracownika nie pozbawia bowiem pracodawcy możliwości zastosowania uregulowań zawartych w 1552 § 1 Kodeksu pracy. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do akceptacji poglądu, iż nieobecności wymienione w treści art. 1552 § 1 Kodeksu pracy (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych, tymczasowe aresztowanie, odbywanie kary pozbawienia wolności oraz nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy) musiałyby samodzielnie trwać ponad miesiąc, aby wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w roku ich wystąpienia ulegał proporcjonalnemu pomniejszeniu. Zajęcie takiego stanowiska pozostawałoby w sprzeczności z zasadniczym celem uregulowań zawartych w art. 1552 Kodeksu pracy, którym jest utrata przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego w związku z wystąpieniem okresu niewykonywania pracy. Zatem w stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu należy zsumować niejednorodne okresy niewykonywania pracy i pomniejszyć wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku.