Ponadto na podstawie art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawcy muszą zapewnić przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Oznacza to, że od 1 stycznia 2019 roku postać elektroniczna została zrównana z postacią papierową, na co jednoznacznie wskazuje art. 94¹¹ kodeksu pracy. To do pracodawcy będzie należała decyzja, który sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej preferuje.

Pracodawca nie będzie jednak bezwzględnie związany swoim wyborem. Będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą:

• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego,
  w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym;
• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową będzie następowała przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jednocześnie pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników oraz byłych pracowników o planowanej zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

Co do zasady nowa regulacja będzie miała zastosowanie do dokumentów pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy po 1 stycznia 2019 roku. Na mocy przepisów przejściowych powyższe zasady będą stosowane także do stosunków pracy nawiązanych przed tą datą. Również więc w przypadku dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych wcześniej pracodawca będzie mógł przejść z postaci papierowej dokumentacji na postać elektroniczną.

Ponadto pracodawca będzie miał obowiązek wydania pracownikowi (lub byłemu pracownikowi), na jego wniosek, kopii całości lub części jego dokumentacji pracowniczej. Po śmierci pracownika do wystąpienia ze stosownym wnioskiem uprawnieni będą:

• jego dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka,
• dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka),
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na treść nowego art. 94⁵ § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b kodeksu pracy, tj. 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania bądź wygaśnięcia kończącego się najpóźniej stosunku pracy, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wskazany przepis nie będzie miał jednak zastosowania w przypadku stosunków pracy, które uległy rozwiązaniu do 31 grudnia 2018 r., oraz stosunków pracy, które zostały nawiązane od 1 stycznia 2019 r. Kontunuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji będzie wyjątkowo dopuszczalne w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Zastosowanie tego rozwiązania będzie jednak uzależnione od złożenia za tego pracownika raportu informacyjnego.