Do podstawowych obowiązków płatnika należy obliczenie podatku od postawionych do dyspozycji podatnika przychodów, a następnie pobranie go i przekazanie właściwemu organowi podatkowemu.

W każdym przypadku, gdy pracownik lub zleceniobiorca otrzymuje (lub są postawione do jego dyspozycji) pieniądze, świadczenia w naturze lub inne nieodpłatne świadczenia, osoba dokonująca wypłaty zobowiązana jest do pobrania zaliczki na podatek dochodowy według zasad wynikających z przepisów rozdziału 7 (od art. 31 do art. 42e) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Do obowiązków płatnika należy również sporządzanie:

• deklaracji rocznej PIT-4R - w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym;
• deklaracji rocznej o zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR -
• w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym;
• rocznego obliczenia podatku PIT-40;
• informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11:;
• informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania - IFT-1R;
• informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania (IFT-1/IFT-1R).

Termin przekazania wymienionych formularzy mija z końcem lutego roku następującego po zakończeniu roku podatkowego. Należy jednak pamiętać, że jeżeli stosunek pracy z pracownikiem został rozwiązany w trakcie roku kalendarzowego a pracownik zażądał wystawienia informacji o uzyskanych dochodach, płatnik ma na to 14 dni od złożenia wniosku przez pracownika.