Niedawno przeżyliśmy kontrolę PIP. Podczas kontroli zarzucono nam zaniżanie ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należnych pracownikom niepełnosprawnym. Istota zarzutu polegała na tym, że program płacowy, który stosujemy, dzielił ekwiwalent za jeden dzień urlopu wypoczynkowego zawsze przez 8 godzin (nawet w przypadku pracowników niepełnosprawnych, którzy mają obniżoną normę czasu pracy). Kto w tej sytuacji ma rację?

Stan faktyczny przedstawiony w pytaniu jest przedmiotem dość typowego błędu popełnianego przez osoby prowadzące sprawy kadrowe. Błąd ten jest bardzo często ujawniany podczas kontroli PIP. Technika kontroli przeprowadzanej przez PIP polega na samodzielnym ustaleniu przez kontrolującego wysokości świadczeń należnych pracownikowi. Taka technika prowadzania kontroli powoduje ujawnianie nieprawidłowości, które wynikają z błędów programowych.

Programy kadrowe funkcjonujące na rynku są zazwyczaj przygotowane do rozwiązywania typowych stanów faktycznych, ustalania świadczeń pracowniczych przy założeniu, że w każdym dniu pracownik pracuje zawsze osiem godzin. Tymczasem w praktyce nie zawsze tak jest. I tak na przykład pracownicy, w stosunku do których orzeczono umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności, mają, co do zasady, obniżoną do 7 godzin dobową normę czasu pracy. Przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zmianami oraz z 2009 r. Nr 174, poz. 1353) uwzględniają tą okoliczność. I tak § 18 pkt 2 przywołanego rozporządzenia nakazuje obliczając ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy podzielić ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie pomnożyć tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Zatem przy pracownikach o umiarkowanym bądź znacznym stopniu niepełnosprawności stosować będziemy, co do zasady, 7-godzinną normę dobową, a nie normę 8-godzinną. Sposób ustalania ekwiwalentu przyjęty w stosowanym w zakładzie programie płacowym powoduje więc zaniżanie świadczeń należnych pracownikom, wobec których orzeczono umiarkowany bądź znaczny stopień niepełnosprawności.