Prowadzenie działalności socjalnej nie należy do zadań prostych. Z jednej strony wynika to z dość enigmatycznych zapisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, z drugiej strony pracodawcy często świadomie „upraszczają” działalność socjalną, gdyż jest to zgodne z wolą załogi. Każdy jednak powinien sobie zdawać sprawę z niebezpieczeństw, które niesie za sobą taka sytuacja.
Dla pracodawców dość kłopotliwym jest przeprowadzanie jednoczesnego badania sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osób wnioskujących o udzielenie wsparcia ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zazwyczaj z takim badaniem wiąże się powstawanie sytuacji konfliktowych wśród pracowników, którym sprzyja to, że przy przyznawaniu świadczeń socjalnych wiele istotnych informacji pozostanie do wyłącznej dyspozycji administratora funduszu. Z drugiej strony gdy zapomnimy, o tym że świadczenia z funduszu mają wspierać „najsłabszych”, można dojść do nieprawidłowego wniosku, zgodnie z którym przeprowadzenie badania socjalnego jest niepotrzebną uciążliwością.
Tymczasem ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych służy nie do tego, aby kierować do pracowników dodatkowe bonusy o charakterze płacowym, lecz aby właściwie dysponując tymi środkami zaspakajać potrzeby socjalne uprawnionych, które bez wsparcia funduszu nie byłyby możliwe do zrealizowania samodzielnie przez pracowników. Ryzyka związane z naruszeniem tej reguły powstaną jednak przede wszystkim w obszarze oskładkowania świadczeń sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz podatkowym. Bardzo dobitnie świadczy o tym chociażby wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/2009), w świetle którego „podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Od tej zasady nie ma wyjątków. Nawet regulamin funduszu nie może jej zmienić. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być oceniane w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych.”.
Stan faktyczny, w którym wyrokował sąd, powstał w wyniku wydania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych decyzji o pobraniu składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wartości bonów towarowych wydanych pracownikom przez pracodawcę, a sfinansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak ustalił sąd pracodawca wydawał wszystkim pracownikom bony towarowe o takiej samej wartości bez względu na osiągany dochód i sytuację socjalną. Bony przyznawano z okazji Świąt Bożego Narodzenia, Świąt Wielkanocnych oraz Dnia Kobiet ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca nie odbierał od pracowników oświadczeń o wysokości dochodów ani nie analizował ich sytuacji rodzinnej i materialnej, a jedyne różnice w wartości bonów obejmowały przypadki osób zatrudnionych w trakcie roku kalendarzowego.
Sąd pierwszej instancji w uzasadnieniu wyroku wskazał, że pracodawca wydając bony nie realizowała przy ich pomocy celów socjalnych. Wartość przydzielonych bonów nie była bowiem zależna od sytuacji materialnej i rodzinnej poszczególnych pracowników. Jak wskazano „skoro świadczenie to nie miało charakteru socjalnego, należało je uznać za przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód stanowi podstawę wymiaru składek.”.
Zdaniem Sądu Najwyższego podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Ustawa nie przewiduje w tym zakresie wyjątków. Sąd podkreślił, że „nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych.”. Zatem otrzymanie przez wszystkich pracowników bonów towarowych o jednakowej wartości trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy, a nie świadczenia z funduszu świadczeń socjalnych, ze wszystkimi tego konsekwencjami prawnymi tak wobec pracowników, jak wobec płatnika składek i jednocześnie pracodawcy, który co prawda administruje funduszem, jednak nie może tego czynić z pominięciem ustawy i przez swoje działania uszczuplać funduszu socjalnego przeznaczonego dla załogi.
