Szeroko omawiana w ostatnim czasie nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych niesie za sobą zmiany w licznych aktach prawnych. U jej podstaw leży wejście w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Jedną z ustaw, w której wprowadzono zmiany, jest Kodeks pracy. Po raz pierwszy zostały w nim umieszczone przepisy dotyczące monitoringu w miejscu pracy, zarówno wizyjnego, jak również monitoringu poczty elektronicznej. Zapewne wiele osób jest zaskoczonych, że instytucje te stanowią swoiste novum w polskim porządku prawnym, gdyż już dotychczas były powszechnie stosowane przez pracodawców. Od 25 maja 2018 roku korzystanie z nich zostało ujęte w ścisłe ramy prawne. Nowe przepisy precyzują, w jakich sytuacjach jest dopuszczalne stosowanie takich rozwiązań i na jakich zasadach może się odbywać.

O monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracownika stanowi art. 22³ kodeksu pracy. Na jego podstawie tego rodzaju kontrola może być stosowana, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracodawca musi pamiętać, że monitoring skrzynki mailowej nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika. Zatem pracodawca nie może na tej podstawie weryfikować prywatnej korespondencji pracownika, wysyłanej z służbowej poczty. Aby nie dochodziło do naruszeń, ustalając zasady przeprowadzania kontroli wiadomości, pracodawca może określić sposób oznaczania prywatnej korespondencji lub całkowicie wyłączyć możliwość korzystania z służbowej skrzynki dla prywatnych celów.

Tak samo jak w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.