W stosowanym przez nas kwestionariuszu osobowym zawarty był podpunkt dotyczących wskazania przez pracownika nazwiska rodowego jego matki. Podczas kontroli PIP zwrócono nam uwagę, że zbieranie takich informacji jest niezgodne z prawem. Co w tej sytuacji powinniśmy zrobić? Przecież zbierane przez nas dane nie są dla pracownika niebezpieczne?
Kwestionariusze osobowe stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971) są wzorami, które nie muszą być obligatoryjnie stosowane przez pracodawcę. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy mają dowolność w określeniu zakresu danych żądanych od kandydata na pracownika bądź od osób, które uzyskały już status pracownika. W szczególności treści kwestionariuszy nie można kształtować dowolnie. W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu oznacza to, że w świetle powszechnie obowiązujących przepisów prawa dane takie jak nazwisko rodowe matki pracownika wykraczają poza zakres informacji, których można wymagać od pracownika.
Zakres informacji, jakie może przetwarzać pracodawca od pracownika, reguluje bowiem art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. I tak pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Może żądać od pracownika również jego numeru PESEL. Dodatkowo, pracodawca ma prawo wymagać podania jeszcze innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (221 § 4). Zatem z przytoczonych przepisów Kodeksu pracy nie wynika, aby pracodawca był uprawniony do pozyskania informacji o nazwisku rodowym matki pracownika. W związku z powyższym przetwarzanie danych dotyczących nazwiska rodowego matki pracownika nie może być uznane za zgodne z prawem, gdyż wykracza poza zakres danych osobowych wskazany w art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy, a żaden odrębny przepis nie uprawnia pracodawcy do żądania takich informacji.
Zobacz szkolenia:
