Wystąpienie upałów nakłada na pracodawców dodatkowy obowiązek – muszą bowiem zapewnić pracownikom napoje.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych napojów i posiłków pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego(WBGT) powyżej 25ºC,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza(WCI) powyżej 1000,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet,
• na stanowiskach pracy na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28ºC.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom napoje w ilości zaspokajające ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące albo wzbogacone w sole mineralne i witaminy, w zależności od warunków wykonywania pracy. Dla oceny wystąpienia wskazanego obowiązku pracodawcy nie jest istotne czy wysoka temperatura utrzymuje się przez cały czas pracy, czy też tylko przez kilka godzin. Rodzaj wydawanych napojów (np. woda, soki, herbata) oraz sposób ich podawania zależy od decyzji pracodawcy, ale podjętej oczywiście z uwzględnieniem warunków pracy. Pracodawca może realizując wskazany obowiązek zapewnić pracownikom dystrybutor z wodą albo rozdawać ją w opakowaniach. Podkreślenia wymaga, że napoje musimy wydawać pracownikom tylko w dniach wykonywania pracy uzasadniającej ich wydawanie. Napoje powinny być dostępne dla pracowników w czasie całej zmiany roboczej. Niedopuszczalne jest natomiast wypłacenie w zamian za napoje ekwiwalentu pieniężnego. Nakłady poniesione na ich zakup można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa to ustala pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Podkreślenia wymaga, że naruszenie opisanego powyżej obowiązku może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować pociągnięciem winnego do odpowiedzialności zagrożonej karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.