Świadczenie urlopowe nie jest tak powszechne jak jeszcze kilka lat temu, ponieważ odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku wypłacania tego świadczenia nie jest już tak skomplikowane. Pomimo tego wielu pracodawców zapomina dopełnić wymaganych obowiązków. Stąd dość często można spotkać pracodawcę, który takie świadczenie musi wypłacić swoim pracownikom, choć o tym nie wiedział.
Świadczenie urlopowe to uproszczona postać prowadzenia działalności socjalnej, którą mogą stosować tylko pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty w dniu 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Dodatkowo z możliwości wypłaty świadczenia urlopowego wyłączeni są (bez względu na liczbę pracowników) pracodawcy należący do sfery budżetowej.
W obecnym stanie prawnym, tak jak w przypadku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wypłata świadczenia urlopowego nie musi być świadczeniem obligatoryjnym. Tryb zwolnienia pracodawcy z obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego uzależniony jest od tego czy u konkretnego pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania. Jeśli tak, to zgodnie z art. 3 ust. 3b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego winny zostać zawarte odpowiednio w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.
Gdy pracodawca, o którym mowa powyżej, nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie został u niego opracowany regulamin wynagradzania wtedy zwolnienie się z obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego następuje poprzez przekazanie pracownikom informacji w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego (w 2011r. co do zasady 1093,93 zł), z tym że wysokość świadczenia dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, jak i w szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik (a więc odmiennie niż to ma miejsce przy dopłatach do wypoczynku finansowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych).
Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Brzmienie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych współgra więc w tym zakresie z art. 162 Kodeksu pracy, który gwarantuje pracownikowi, że w przypadku podziału urlopu wypoczynkowego na części, przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego pracownika będzie trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Świadczenie urlopowe, co na gruncie działalności socjalnej jest sytuacją szczególną, ma postać roszczenia. A więc pracownik, któremu pracodawca nie wypłacił świadczenia urlopowego, nie powiadamiające go uprzednio o odstąpieniu od prowadzenia działalności socjalnej, może dochodzić uczynienia zadość jego roszczeniom na drodze sądowej. Jak wskazano w wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 11 września 2008 r. (sygn. XII Pa 161/2008 publik LexPolonica nr 1960094) „jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały ten rok”.
Gdy pracodawca zapomni więc dopełnić formalności związanych z odstąpieniem od wypłacenia świadczenia urlopowego musi się liczyć z tym, że pracownik będzie mógł na drodze sadowej dochodzić zapłaty wskazanego świadczenia. Sprawa ta może być również przedmiotem środków prawnych kierowanych do pracodawcy po kontroli PIP, jak również podstawą do wszczęcia wobec osób odpowiedzialnych postępowania w sprawie o wykroczenie.
