Z dyspozycji art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Należą do nich także koszty poniesione w związku z pozostawaniem przez podatnika w stosunku pracy. Warunkiem ich naliczenia jest uzyskanie przez pracownika przychodu. Nie ma natomiast znaczenia czas przepracowany w danym miesiącu ani faktyczne świadczenie przez pracownika pracy.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy jest ściśle przez ustawodawcę limitowana. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Dla potrącenia kosztów uzyskania przychodów bez znaczenia jest liczba stosunków pracy, w których pozostaje pracownik. Każdy pracodawca, z którym pracownik pozostaje w stosunku pracy, obowiązany jest potrącić z wynagrodzenia pracownika koszty uzyskania przychodów w pełnej kwocie. Miesięcznie koszty te wynoszą 111,25 zł, a jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę - 139,06 zł.

Dopiero w momencie sporządzania zeznania rocznego pracownik będzie musiał uwzględnić maksymalny wymiar kosztów uzyskania przychodów w skali rocznej określony w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie może on przekroczyć kwoty 2002,05 zł za rok podatkowy, natomiast w sytuacji gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – kwoty 2502,56 zł.