Chodzi w istocie o określenie na przykład w regulaminie pracy takich spraw jak katalog okoliczności, których wystąpienie uprawni pracodawcę do zmiany harmonogramu czy też sprecyzowanie samego trybu wprowadzenia zmiany w harmonogramie, jak i podania zmiany do wiadomości pracownika.

Dla stabilności stosowanego rozwiązania szczególnie istotne znaczenie ma zachowanie odpowiedniego wyprzedzenia czasowego, z zachowaniem którego informujemy pracownika o zmianie pory wykonywania przez niego pracy. W tym zakresie stwierdzić należy, że najczęściej pracodawcy stosują regułę gwarantującaą pracownikowi 2 – 7 dniowe wyprzedzenie w stosunku do daty przystąpienia pracownika do wykonania zmodyfikowanego harmonogramu.

Decydując się na zmianę harmonogramu trzeba pamiętać o właściwym udokumentowaniu tego zdarzenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zmiany w harmonogramie często rodzą sytuacje sporne, których konsekwencją jest kontrola PIP. W praktyce rozwiązaniem godnym polecenia, a które funkcjonuje praktycznie u każdego szanującego przepisy prawa pracodawcy, zmiana harmonogramu oprócz potwierdzenia jej podpisem pracownika, którego dotyczy, wymaga również wyrażenia przez pracownika zgody na dokonywaną zmianę.