Już niedługo zmiany w prawie zmuszą nas do zerwania z dotychczasowymi przyzwyczajeniami. Zmiany w rozliczaniu podróży służbowych, które będą skutkiem wejścia w życie nowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, wprowadzą szereg rozwiązań, których pracodawcy będą musieli nauczyć się od początku.

Jedną z nowości wynikających z projektu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju jest odmienna od dotychczasowej konstrukcja diety krajowej. Pobieżna lektura projektu powinna ucieszyć pracowników i pracodawców, ponieważ na pierwszy plan wysuwa się kwestia znaczącego podwyższenia diety związanej z odbywaniem przez pracownika podróży krajowej.

Dotychczasowa wysokość diety krajowej (23 zł) zostanie bowiem podwyższona do 30 zł. Biorąc pod uwagę to, że od ustalenia diety krajowej w wysokości 23 zł upłynęło już ponad 3 lata (dieta w tej wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2007r.) dostosowanie jej wysokości do rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z podróżą służbową, wydaje się uzasadnione. Wynikiem zmiany wysokości diety będą również zmiany wysokości innych świadczeń związanych z podróżą służbową, których wysokość przepisy określają jako pochodną wysokości diety. Mowa tutaj na przykład o wysokości ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (20 % diety) czy ryczałtu za nocleg (150 % diety). Zmianą, która wymaga poświęcenia jej szczególnej uwagi, jest wprowadzenie rozporządzeniem mechanizmu pomniejszania diety należnej pracownikowi w związku z odbywaniem podróży krajowej w przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia. O ile dotychczasowe rozwiązania prawne przewidywały wyłączenie uprawnienia do diety w przypadku zapewnienie pracownikowi całodziennego, bezpłatnego wyżywienia, o tyle nowe przepisy przewidują mechanizm procentowanego zmniejszenia diety w razie zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia.

Analizując nową konstrukcję trudno o jej jednoznaczną ocenę. Patrząc na nią z perspektywy ochrony interesu finansowego państwa, racjonalności wydatków finansowanych ze środków publicznych, można doszukać się wielu racji dla wprowadzenia mechanizmu gwarantujące oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi przeznaczonymi na podróże służbowe urzędników. Nie można bowiem zapominać, że rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju jest aktem prawnym adresowanym przede wszystkim do pracodawców sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy będą natomiast zmuszeni do stosowania rozwiązań z niego wynikających tylko w przypadku gdy nie skonstruowali regulacji autonomicznych w prawie zakładowym.

Na ocenę nowego rozwiązania wpływ musi mieć jednak również wysokość diety. Otóż wysokość diety krajowa odbiega znacząco od wysokości diety zagranicznej, która już od wielu lat jest procentowo pomniejszana. Dieta związana z podróżą zagraniczną, która przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży zagranicznej i inne drobne wydatki, pomniejszana jest według następujących reguł: jeśli pracownik otrzymuje za granicą całodzienne wyżywienie to przysługuje mu 25 % diety, a jeśli częściowe to przysługuje mu odpowiednio na: śniadanie - 15% diety; obiad - 30% diety; kolację - 30% diety; inne wydatki - 25% diety. Dieta krajowa, zgodnie z nowymi rozwiązaniami będzie zmniejszana o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia zapewnionego pracownikowi przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety; obiad - 50% diety; kolacja - 25% diety. Zatem odmiennie niż dotychczas, w którym brak było podstaw do pomniejszania kwoty diety, w przypadku gdy podczas krajowej podróży służbowej pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie tj. jeden lub dwa posiłki, w nowym stanie prawnym już jeden posiłek zapewniony pracownikowi wpłynie na wysokość świadczenia należnego pracownikowi. Precyzyjne ustalenie stanu faktycznego w kontekście prawidłowej identyfikacji wysokości diety jawi się jako czynność dość pracochłonna. W tym kontekście wątpliwe jest czy wysokość diety (30 zł) uzasadnia celowość stosowania mechanizmu procentowanego pomniejszania kwoty diety krajowej przez pracodawcę spoza sfery budżetowej.