Pracodawca ma obowiązek prowadzić kartę ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika oddzielnie. Taką kartę jest zobowiązany udostępnić pracownikowi na jego żądanie.

Na podstawie § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, założona i prowadzona przez pracodawcę kartę ewidencji czasu pracy pracownika powinna obejmować:

• pracę w poszczególnych dobach,
• pracę w niedziele i święta,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy,
• usprawiedliwione nieobecności w pracy,
• nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Co do zasady naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, w tym kart ewidencji czasu pracy, jest wykroczeniem w oparciu o art. 281 pkt 6 kodeksu pracy. Jednak w art. 149 § 2 kodeksu pracy ustawodawca wskazał kategorie pracowników, dla których istnieje konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy, lecz ewidencja czasu pracy nie musi zawierać informacji o godzinach pracy. Są to pracownicy:

• objęci systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujący ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej.

Warto zwrócić uwagę, że Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza możliwość prowadzenia kart ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, przy zachowaniu możliwości jej wydruku na każde żądanie.