Dane personalne, które zatrudniający może pozyskać od kandydata

W świetle ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych przez administratora danych powinno odbywać się z zachowaniem przynajmniej jednej z przesłanek legalności przetwarzania wskazanych w art. 23 ustawy. Należą do nich m.in. zgoda osoby, której dane dotyczą oraz niezbędność dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przepisem uprawniającym pracodawcę do pozyskania danych osobowych kandydata oraz pracownika jest art. 221 kodeksu pracy, w § 1 - § 5 precyzyjnie określa jakich danych może żądać pracodawca i jakie są zasady pozyskiwania innych informacji. Dlatego też dodatkowa zgoda na uzyskanie danych podanych w § 1 kodeksu pracy nie jest wymagana. A należą do nich: 1) imię (imiona) i nazwisko, 2) imiona rodziców, 3) data urodzenia, 4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), 5) wykształcenie oraz 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jakie dokumenty od kandydata…?

Aby uzyskać odpowiedź na pytanie o dopuszczalne dokumenty dla przyszłego pracodawcy należy zajrzeć do rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, a konkretnie jego § 1. Ustawodawca wśród dokumentów wymienia m.in. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia; dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy; orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zdaniem GIODO….

W jednym ze swoich stanowisk Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych udzielił odpowiedzi na pytanie „Czy pracodawca prowadzący rekrutację do pracy może nakazać kandydatowi dostarczenie zdjęcia?” Zdaniem GIODO taka praktyka z punktu widzenia kodeksu pracy jest niedopuszczalna. Jeśli natomiast kandydat z własnej woli udostępni dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie to jego zgoda na wykorzystanie zalegalizuje przetwarzanie tych danych na potrzeby procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez pracodawcę. GIODO podkreśla, iż (…) pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które z własnej woli kandydat miałby przekazywać. (…)” Przywołując orzeczenie NSA z 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09) GIODO potwierdził, iż „(…) Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (…)”. Ważne jest aby „(…) kandydat samodzielnie zadecydował o przekazaniu zdjęcia i nie był nagabywany o to przez przyszłego pracodawcę.”

Podsumowując…

Mając powyższe na uwadze należy uznać, iż kierownik kadr nie miał prawa prosić Panią o podanie takich danych, jak: imiona i nazwiska oraz daty urodzenia Pani dzieci oraz Pani numer PESEL. W kwestii zdjęcia natomiast należy podkreślić, iż po pierwsze udostępnienie jego wymagałoby Pani realnej zgody wyrażonej z własnej woli, po drugie natomiast kierownik kadr powinien wykazać celowość pozyskania od Pani zdjęcia oraz adekwatność do stosunku do celu, w jakim miałoby być przetwarzane.