W obowiązującym w naszym zakładzie Regulaminie Pracy dopuszczono do stosowania podstawowy system czasu pracy. Jednocześnie zawarto w nim postanowienie, że zarząd spółki może czasowo wprowadzić (zarządzeniem) do stosowania równoważny system czasu pracy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w sklepach, które prowadzimy. Czasami (najczęściej w listopadzie i grudniu) zmieniamy rozkłady czasu pracy i czas pracy takich pracowników rozliczamy według reguł systemu równoważnego z zachowaniem 2-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe.

Nie, system czasu pracy pracodawca musi określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź obwieszczeniu (jeżeli nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy), a nie w drodze zarządzenia wydawanego doraźnie przez zarząd spółki.

Zgodnie z art. 150. § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami oraz z 2011r. Nr 80, poz. 432) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ustalenie regulaminu pracy odbywa się w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Wyłącznie w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, ustalenia regulaminu pracy dokonuje samodzielnie pracodawca. Dodatkowo, pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okresy rozliczeniowe czasu pracy dłuższe niż miesiąc w równoważnym systemie czasu pracy - po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe w obowiązującym stanie prawnym nie ma możliwości delegowania postanowieniem regulaminu pracy kompetencji do ustalania systemu czasu pracy na zarząd spółki, który czyniłby to z pominięciem wymogów formalnych wynikających z art. 150 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Nie ma natomiast przeszkód formalnych do dokonywania zmiany stosowanego systemu czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego, należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 1043 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy regulamin pracy (w tym również zmiana systemu czasu pracy stosowanego przez pracodawcę) wejdzie w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.