Przedstawione powyżej pytanie to jedno z tych, na które nie znajdziemy odpowiedzi wprost w przepisach prawa pracy. Natomiast przyjęcie określonej metody ewidencjonowania czasu pracy wynika raczej z potrzeb praktyki kadrowej konkretnego pracodawcy. W praktyce występują zarówno ewidencję czasu pracy obejmujące okresy miesięczne, jak i ewidencje sporządzane na kwartał czy cały rok kalendarzowy.

Analizując podstawę prawną prowadzenia ewidencji czasu pracy wskazać należy przede wszystkim na art. 149 § 1 Kodeksu pracy, który nakazuje pracodawcy prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Wyrazem tego obowiązku jest konieczność zaprowadzenia dla każdego pracownika indywidualnej karty ewidencji czasu pracy, w której pracodawca musi zawierać informacje istotne dla ustalenia wynagrodzenia pracownika. Przepisy rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wskazują w tym zakresie na obowiązek ewidencjonowania:

• pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy,
• innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego - w przypadku pracowników młodocianych.

Przepisy nie narzucają pracodawcy konieczności sporządzania kart w ujęciu rocznym czy miesięcznym. Szkół w tym zakresie prawie tyle ilu pracodawców. Można dostrzec natomiast kilka wad i zalet poszczególnych rozstrzygnięć. Na przykład karta roczna jest wygodniejsza w pracy kadrowej, daje wgląd we wszelkie istotne dane w ujęciu roku kalendarzowego (np. daje możliwość bieżącej weryfikacji zachowania przez pracownika rocznego limitu godzin nadliczbowych bez konieczności przenoszenia informacji z poszczególnych kat miesięcznych). Z drugiej strony w rocznej karcie ewidencji czasu pracy możemy zaewidencjonować bardzo ograniczoną ilość informacji. Dlatego ta metoda prowadzenia ewidencji czasu pracy dominuje wśród pracodawców stosujących relatywnie prosty system czasu pracy (na przykład podstawowy zakładający pracę od poniedziałku do piątku). Z kolei karty ewidencyjne prowadzone na krótsze okresy stosuję pracodawcy, którzy mają bardziej skomplikowany system czasu pracy lub stosują zmianową organizację pracy.