Udzielając urlopu zgodnie z zasadą proporcjonalności należy pamiętać, że kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym i że niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Dotyczy to również tych pracowników, którzy są zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ponadto, jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie kolejnego u innego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, to zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje wyłącznie dotychczasowy pracodawca.

Zasada proporcjonalnego udzielania urlopu ma również zastosowanie w sytuacji, kiedy w trakcie trwania stosunku pracy wystąpią przerwy w pracy trwające co najmniej 1 miesiąc. Wówczas wymiar przysługującego pracownikowi urlopu należy pomniejszyć proporcjonalnie te okresy.

Chodzi o następujące okresy niewykonywania pracy przekraczające 1 miesiąc:

- urlop bezpłatny,

- urlop wychowawczy,

- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy,

- odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

- tymczasowego aresztowania,

- odbywania kary pozbawienia wolności.


W innych przypadkach niż wyżej wymienione nie wolno pomniejszać pracownikowi proporcjonalnie wymiaru urlopu. Zatem za okres choroby czy świadczenia rehabilitacyjnego pracownikowi trzeba naliczyć urlop.

Ważne jest, że ustalając proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego nie uwzględnia się niepełnych miesięcy kalendarzowych niewykonywania pracy, w czasie których pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Za miesiąc uważa się 30 dni.

Należy pamiętać, że proporcjonalne pomniejszenie wymiaru urlopu odnosi się jedynie do tego roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do pracy po trwającej co najmniej 30 dni przerwie w wykonywaniu pracy. Nie można udzielić pracownikowi w wymiarze proporcjonalnym urlopu, który mu przysługuje za następny rok.