Zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych

Reguły dotyczące teczek personalnych zostały uregulowane w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (…). Rozporządzenie to określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych.

Każdy pracownik ma posiadać odrębny zbiór dokumentów, który ma być podzielony na trzy części (A, B, C), dokumenty w poszczególnych częściach muszą być ułożone chronologicznie, ponumerowane oraz opisane w wykazie. Część B powinna zawierać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, które przykładowo zostały wymienione w § 6 rozporządzenia.

Dokumenty dotyczące zachowania pracownika w aktach osobowych

W kodeksie pracy odnajdziemy dwie podstawowe regulacje związane z dokumentowaniem postępowania pracownika: pozytywne (nagrody) oraz negatywne (kary porządkowe).

W pierwszym przypadku – jest to art. 105 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Naganne zaś zachowanie pracownika może zostać usankcjonowane m.in. poprzez złożenie odpisu zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową (art. 108 i n kodeksu pracy). Podobnie jak w pierwszym przypadku odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Co do zasady jest z nich usuwany po roku nienagannej pracy.

Zdaniem Sądu Najwyższego…

W omawianej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń (z dnia 23 listopada 2010 r., I PK 105/10, LEX nr 686795). Sąd wyjaśnił w nim, iż „rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (…) określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju „wytknięć” naruszenia obowiązków (por. § 6 Rozporządzenia). Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego” pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów”.

Pamiętajmy o ochronie danych osobowych

Niezależnie od wskazanych powyżej norm prawnych oraz interpretacji sądowych, należy pamiętać o przepisach ustawy o ochronie danych osobowych. Pracodawca posiada dostęp do tych danych w oparciu o art. 221 kodeksu pracy oraz –
w przypadku innych danych – na podstawie art. 23 ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. W kolejnym z przepisów (art. 26) ustawodawca wyraźnie nakreślił zasady przetwarzania danych osobowych. Należy do nich m.in. zasada celowości, tj. zbierania danych dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawania dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Pracodawca przetwarza dane osobowe pracowników dla celów związanych ze stosunkiem pracy. W przypadku przechowywania danych zawartych w „nielegalnym” dokumencie, naruszałby przepisy ustawy o ochronie danych.

Podsumowując…

Mając na uwadze wyraźne przepisy prawne dopuszczające dokumentowanie negatywnego zachowania pracownika a także zasady związane z ochroną danych osobowych należy podkreślić, iż spisywanie notatek, pism ostrzegawczych lub innych informacji oraz ich gromadzenie (w tym – także poza aktami osobowymi) wydaje się być sprzeczne z przepisami.