Czy dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy?

GIODO udzielił odpowiedzi twierdzącej, ale z zachowaniem konkretnych warunków. Jego zdaniem taka sytuacja będzie możliwa i dopuszczalna, jeśli będzie to niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych i o ile osoba, której pracodawca udostępnia akta personalne innej osoby u niego zatrudnionej, będzie posiadała nadane przez administratora danych (pracodawcę) upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w tym danych pochodzących z akt pracowniczych. Argumentując swoje stanowisko GIODO stwierdził, iż „to administrator danych samodzielnie decyduje o dostępie poszczególnych osób u niego zatrudnionych do danych osobowych przez niego przetwarzanych. To bowiem administrator danych jest najlepiej zorientowany w szczegółach prowadzonej przez siebie działalności i dzięki temu najlepiej wie, kogo oraz w jakim zakresie upoważnić do przetwarzania danych osobowych”.

Czy pracownik ma prawo wglądu w swoją dokumentację prowadzoną przez byłego pracodawcę?

W kolejnym swoim stanowisku GIODO także odpowiedział twierdząco. W jego ocenie każdy adminisrator danych (w tym przypadku były pracodawca) ma obowiązek udzielenia informacji osobie, której dane dotyczą w trybie ustawy o ochronie danych osobowych. W uzasadnieniu wyjaśnienia czytamy, iż „kwestię uprawnienia pracownika do dostępu do dotyczących go danych osobowych uregulowana została w art. 32 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem każdej osobie (w tym przypadku pracownikowi) przysługuje prawo do uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane są udostępniane. W świetle przepisu art. 33 ust. 1 ustawy, na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych (każdy były pracodawca) jest zobowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić odnośnie jej danych osobowych, informacji o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 – 5a”.

Czy pracodawca, podejrzewając byłego pracownika o pisemny donos, ma prawo wykorzystać dokumenty z jego akt osobowych w celu sporządzenia ekspertyzy grafologicznej?

Zdaniem GIODO brak jest podstaw prawnych do takiego działania. Uzasadniając swoje stanowisko uznał, iż „przepisy prawa jasno określają, jakie działania na danych osobowych zawartych w aktach osobowych pracownika mogą być podejmowane przez pracodawcę. Tryb przetwarzania danych osobowych pracowników gromadzonych w aktach osobowych został uregulowany w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (…) celem prowadzenia akt osobowych pracowników jest gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się o zatrudnienie, nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia oraz związanych z ustaniem zatrudnienia. W sytuacji zaś ustania stosunku pracy, dalsze przetwarzanie danych osobowych pracownika, zgromadzonych w aktach osobowych, odbywa się w celach archiwalnych na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Pracodawca udostępniając zawarte w dokumencie z akt osobowych dane osobowe byłego pracownika podmiotowi sporządzającemu ekspertyzę grafologiczną działa niezgodnie z prawem. Wykorzystuje dane osobowe byłego pracownika niezgodnie z celem ich przetwarzania, określonym przez ww. przepisy”.