Opracowanie harmonogramu czasu pracy to wyłączna kompetencja pracodawcy. Przy poszanowaniu zapisów wynikających z przepisów prawa zakładowego pracodawca ma swobodę we wskazaniu pracownikowi czasu, w którym ten ma świadczyć pracę. Gdy jednak pracodawca wyrazi swoją wolę, to trudno mu będzie ją później zmienić.

Sporządzenie harmonogramu czasu pracy to dość kontrowersyjna kwestia. Szczególnie jeśli dodamy, że w Kodeksie pracy nie znajdziemy żadnych szczegółowych uregulowań tej kwestii. Lakoniczną regulację znajdziemy tylko w ustawie o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców. Ustawa ta zawiera bowiem regulację stanowiącą, że pracodawca stosujący wydłużony okres rozliczeniowy (maksymalnie do 12 miesięcy) musi sporządzać harmonogramy czasu pracy na okresy wynoszące co najmniej 2 miesiące. Przepis ten ma jednak pewne znaczenie również dla pracodawców, którzy nie korzystają z rozwiązań zawartych w ustawie o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców. Trzeba bowiem podkreślić, że zawarcie takiego rozwiązania w ustawie o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców jest mocnym argumentem uzasadniającym pogląd o konieczności sporządzania harmonogramu na cały okres rozliczeniowy przez pracodawcę stosującego okresy rozliczeniowego z Kodeksu pracy.

Uzasadnionym jest bowiem twierdzenie, że skoro ustawodawca umożliwił pracodawcom korzystającym z wydłużonego okresu rozliczeniowego sporządzanie harmonogramów tylko na część okresu rozliczeniowego, to oznacza to, że takiej możliwości nie mają pracodawcy stosujący okresy rozliczeniowe zaczerpnięte z Kodeksu pracy, ponieważ Kodeks pracy rozwiązania analogicznego do ustawy o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców nie przewiduje.

Z drugiej jednak strony każdy praktyk ma świadomość, że sporządzenie harmonogramu czasu pracy dotyczącego na przykład 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest zadaniem arcytrudnym. W trakcie takiego okresu rozliczeniowego zaistnieje bowiem mnóstwo sytuacji, które sprawią, że przewidywania pracodawcy wyrażone w harmonogramie czasu pracy rozminą się z jego rzeczywistymi potrzebami. W praktyce oznaczać to będzie konieczność dokonania zmiany (korekty) harmonogramu czasu pracy, który został już podany do wiadomości pracowników. Rozważając kwestię zmiany harmonogramu czasu pracy należy dodatkowo zwrócić uwagę, że zmiana harmonogramu jest okolicznością, która ma wpływ na sprawy prywatne pracownika, których wykonanie planował on tak, aby pogodzić je z pracą zawodową. Zmiana harmonogramu jest więc okolicznością wywołującą również doniosłe skutki dla czasu prywatnego pracownika.

Na wstępie należy zaznaczyć, że aby zmiana harmonogramu była w ogóle możliwa musi znajdować odpowiednią regulację w przepisach prawa zakładowego. Chodzi w istocie o określenie w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy takich spraw jak katalog okoliczności, których wystąpienie uprawni pracodawcę do zmiany harmonogramu, czy też wskazanie trybu wprowadzenia zmian w harmonogramie czasu pracy. Zatem jeśli w naszym zakładzie nie przewidzieliśmy możliwości modyfikacji harmonogramu podanego do wiadomości pracowników, nie powinniśmy tego w ogóle czynić.

Dodatkowo zmieniając harmonogram musimy mieć na uwadze to, iż dopuszczalne jest to tylko w sytuacjach wyjątkowych. W szczególności nie można zaakceptować sytuacji, w której zmiana harmonogramu podyktowana jest wyłącznie okolicznościami leżącymi po stronie pracodawcy, jak na przykład dojście do wniosku, że zmiana harmonogramu uczyni pracę pracowników bardziej opłacalną. Typowymi okolicznościami, które mogą natomiast uzasadnić zmianę harmonogramu pracownika, będzie na przykład długotrwała choroba innego pracownika bądź rozwiązanie umowy o pracę z innym pracownikiem, które to powodują konieczność zmiany obsady poszczególnych stanowisk pracy. Budzącymi wątpliwości będą natomiast takie przesłanki, jak skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie i konieczność zorganizowania dla niego zastępstwa. Wynika to bowiem z tego, że zmieniając harmonogram musimy zachować pewne wyprzedzenie czasowe, który pozwoli pracownikowi dostosować swoje sprawy prywatne do zmienionego harmonogramu. Zatem zamiana harmonogramu nie jest drogą, za pomocą której moglibyśmy reagować na zdarzenia niespodziewane, takie jak skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie. Decydując się na zmianę harmonogramu trzeba pamiętać jeszcze o jednej, szalenie istotnej okoliczności. Mowa tutaj o właściwym udokumentowaniu tego zdarzenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zmiany w harmonogramie często rodzą sytuacje sporne, których konsekwencją jest na przykład kontrola PIP. W praktyce rozwiązaniem godnym polecenia, a które funkcjonuje praktycznie u każdego szanującego przepisy prawa pracodawcy jest rozwiązanie polegające na potwierdzeniu zmiany harmonogramu nie tylko podpisem pracownika, którego zmiana dotyczy, lecz również uzyskaniem od pracownika indywidualnej, pisemnej zgody na zmianę harmonogramu. Dopiero w tej sytuacji zyskujemy 100% pewność, że zmiana harmonogramu będzie skuteczna i przeprowadzana właściwie.