Zgodnie z projektem nowelizacji kodeksu pracy ma zostać dodany do niego art. 22⁴. Nowa regulacja określa przesłanki, których wystąpienie umożliwi pracodawcy wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy. Przewiduje się dopuszczalność stosowania monitoringu wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Po spełnieniu co najmniej jednego z wskazanych warunków pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (art. 22⁴ § 1 kodeksu pracy).

Co do zasady monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, a także pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkowo monitoring może dotyczyć również tych pomieszczeń. Musi to być jednak niezbędne do realizacji celu zastosowania monitoringu i nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22⁴ § 2 kodeksu pracy).

Pracodawca musi pamiętać, że nagrania obrazu może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Termin ten może ulec przedłużeniu, jeśli nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą taki dowód stanowić. W takiej sytuacji pracodawca może posługiwać się takimi nagraniami najpóźniej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, po czym powinien je zniszczyć.

Zgodnie z nową regulacją pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 14 dni przed jego uruchomieniem. Może to uczynić w sposób przyjęty w danym zakładzie. Dodatkowo w aktach prawa wewnętrznego – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy – muszą zostać określone cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego. Niezależnie od tego pracodawca jest zobowiązany do przekazania na piśmie informacji w tym zakresie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Nie narusza to art. 12 i 13 RODO (rozporządzenie 2016/679).

Jednocześnie każdy pracodawca przed zastosowaniem monitoringu będzie musiał pamiętać o stosowaniu art. 35 rozporządzenia nr 2016/679, który obliguje administratora do dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych przed rozpoczęciem przetwarzania, w przypadku gdy dany rodzaj przetwarzania (w szczególności z użyciem nowych technologii) ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Ponadto trzeba dodać, iż stosowanie monitoringu nie zwolni pracodawcy z realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 12 i 13 rozporządzenia nr 2016/679 wobec osób trzecich, które będą objęte monitoringiem (por. uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679).

Zgodnie z art. 13 RODO administrator (tj. pracodawca) będzie zobowiązany przekazać konkretnej osobie (pracownikowi) następujące informacje na temat monitorowania:

• adres, pełna nazwa administratora danych osobowych,
• dane kontaktowe administratora (np. mail, telefon),
• cel przetwarzania danych osobowych,
• podstawa przetwarzania danych osobowych wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora,
• informację o odbiorcach danych osobowych,
• informację o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego,
• informację o okresie przechowywania danych osobowych,
• informację o prawie dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania,
• informację o prawie usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, o prawie do wniesienia sprzeciwu oraz o prawie do przenoszenia danych,
• informację o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych,
• informację o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

Ustawodawca przewidział również instytucję monitoringu poczty elektronicznej. Może być on stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Obowiązki informacyjne pracodawcy w odniesieniu do monitoringu poczty elektronicznej będą tożsame jak w przypadku monitoringu wizyjnego.