Podstawą do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego przez pracodawcę jest decyzja ZUS wydana w oparciu o orzeczenie lekarza orzecznika ZUS. Jeśli umowa o pracę zostanie rozwiązana, przekazując do ZUS wypłatę świadczenia rehabilitacyjnego należy dołączyć zaświadczenie pracodawcy wystawione na druku ZUS Z-3 (odpowiednio ZUS Z-3a). Były pracownik dołącza w takim przypadku dodatkowo oświadczenie na druku ZUS Z-10.

Osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego powinna na około 60 dni przed upływem okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni) złożyć w ZUS:

• oświadczenie na druku ZUS Np-7
• zaświadczenie o stanie zdrowia wystawione przez lekarza leczącego na druku ZUS N-9,
• wywiad zawodowy z miejsca pracy (nie dotyczy osób niezdolnych do pracy z powodu choroby po ustaniu zatrudnienia oraz prowadzących pozarolniczą działalność).

Do wymienionych dokumentów dołącza, w zależności od przyczyn powstania niezdolności do pracy, odpowiednio protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy lub kartę wypadku albo decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej wydaną przez inspektora sanitarnego. Zwrócenia uwagi wymaga, że w obowiązujących przepisach brak jest regulacji dotyczącej terminu, w którym należy ubiegać się o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego. Zwyczajowo natomiast przyjmuje się, że o przyznanie świadczenia występuje się bezpośrednio po zakończeniu okresu zasiłkowego.