Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca jest obowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kodeksu pracy).

Z kolei zgodnie z art. 94⁵ § 1 i 2 kodeksu pracy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę niestosowane dotąd obowiązki informacyjne wobec pracownika, z którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, wskutek czego zostanie wydane mu świadectwo pracy. Zgodnie z art. 94⁶, który został dodany do kodeksu pracy mocą nowelizacji, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Należy zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny pracodawca powinien realizować wraz ze świadectwem pracy, w terminie jego wydania. Oznacza to ponadto, że wszystkie niezbędne informacje powinny być przekazane pracownikowi w osobnym dokumencie, wydawanym łącznie ze świadectwem pracy. Nie ma podstaw prawnych, aby zawrzeć je w samym świadectwie. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów, jakie należy w nim zawrzeć, i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne określone w art. 94⁶ kodeksu pracy dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 roku.

Magdalena Jeziorska
radca prawny