Definicja oraz akty prawne regulujące kwestię podróży służbowych

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych
z podróżą służbową.

Należy więc podkreślić trzy najistotniejsze parametry cechujące podróż służbową, a mianowicie: wykonywanie zadania służbowego, miejsce pracy wskazane w umowie o pracę jako punkt odniesienia oraz incydentalność wyjazdów służbowych.

Podstawowym aktem prawnym jest oczywiście kodeks pracy, który po pierwsze – definiuje podróż służbową w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy, po drugie natomiast zobowiązuje pracodawców do uregulowania kwestii wyjazdów służbowych w prawie wewnątrzzakładowym, na podstawie prawa powszechnego (art. 77⁵ § 3 i § 4 kodeksu pracy).

Podstawowym aktem wykonawczym określającym wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju jest natomiast rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Wysokość diet według rozporządzenia oraz wysokość diet według kodeksu pracy

„Nowe” rozporządzenie scalające dwa poprzednie (z 2002r.) w § 13 reguluje sposób liczenia diety zagranicznej. Według tego przepisu za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości; za niepełną dobę podróży zagranicznej: do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety, natomiast ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Wysokość samej diety wynika z załącznika do rozporządzenia „Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach”.

W art. 77⁵ § 4 kodeksu pracy ustawodawca zastrzegł, iż postanowienia prawa wewnątrzzakładowego nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika.

Oznacza to, iż pracodawca „prywatny”, który ureguluje kwestie związane z podróżami służbowymi pracowników (krajowymi i zagranicznymi) w prawie wewnątrzzakładowym nie może określić kwoty diety poniżej diety krajowej czyli obecnie 30zł za dobę podróży.

Podsumowując
Jak wynika z art. 77⁵ § 5 kodeksu pracy w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących podróży służbowych pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Istotnym elementem z punktu widzenia odpowiedzi na Pana pytanie jest okoliczność czy pracodawca uregulował sprawy związane z podróżami służbowymi w zakładzie czy też nie. Jeśli brak jest postanowień wewnątrzzakładowych, wówczas zgodnie z treścią załącznika do powołanego powyżej rozporządzenia, pełna dieta wyniesie 50 euro za dobę podróży służbowej. W przypadku natomiast sporządzenia stosownych zapisów w prawie wewnątrzzakładowym – obowiązują zasady określone w tym prawie. Z całą pewnością kwota diety nie może być mniejsza od 30zł za dobę podróży.