Ilekroć następuje zmiana warunków zatrudnienia na pracodawcy ciąży powinność poinformowania o tym pracowników. Z art. 29 § 3² kodeksu pracy wynika bowiem, iż pracodawca obowiązany jest poinformować pracownika na piśmie o zmianie następujących warunków zatrudnienia: obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Informacja powinna zostać przekazana pracownikowi w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia powinna być dokonywana na bieżąco, niezwłocznie po zaistnieniu zmian. Zasada ta ma również zastosowanie do zmian wynikających z nowelizacji przepisów prawa. Pogląd ten potwierdził Główny Inspektor Pracy stwierdzając w piśmie z dnia 10 maja 2013 r., nr GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP, iż „aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika”.

Brak aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia nie oznacza, iż pracownika nie obowiązują nowe warunki pracy. Obowiązywanie nowych warunków zatrudnienia nie jest bowiem uzależnione od przekazania pracownikom informacji o nich. Celem aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia jest jedynie przekazanie pracownikowi informacji na temat zmienionych warunków zatrudnienia.

Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia nie jest stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Jednakże może ono być przedmiotem wystąpienia inspektora pracy w trakcie kontroli.