Urlop bezpłatny polega na zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Stosunek pracy ulega wtedy zawieszeniu. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2009 r., sygn. akt II PK 111/08: „urlop bezpłatny (art. 174 k.p.) jest okresem, w którym, mimo trwania stosunku pracy, ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku (świadczenie pracy oraz wypłata wynagrodzenia)”.

Z dyspozycji art. 174 § 1 kodeksu pracy wynika, iż urlop bezpłatny udzielany jest na wniosek pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia przedmiotowego wniosku. Uwzględnienie wniosku pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego zależy bowiem od swobodnego uznania pracodawcy. Pracodawca nie może jednak udzielić, bez konsultacji z pracownikiem, urlopu bezpłatnego w innym terminie niż wskazany we wniosku.

Jeżeli urlop bezpłatny jest udzielany na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 kodeksu pracy).

Od „zwykłego” urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174 kodeksu pracy, odróżnić należy urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Zgodnie z dyspozycją art. 174¹ § 1 kodeksu pracy, za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Inicjatorem urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy jest pracodawca, u którego ma zostać udzielony ten urlop. Pracownik musi jednak wyrazić na niego zgodę na piśmie. Co więcej, konieczne jest zawarcie przez pracodawcę udzielającego urlopu i pracodawcę przyjmującego pracownika do pracy porozumienia określającego zasady udzielenia urlopu bezpłatnego oraz zawarcie pomiędzy pracownikiem oraz przejmującym go pracownikiem umowy o pracę.

Przepis art. 174 § 2 kodeksu pracy statuuje zasadę, iż okresu „zwykłego” urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, iż pomimo zachowania statusu pracownika okres korzystania z urlopu bezpłatnego nie jest uwzględniany przy ustalaniu okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą jednak zawierać regulacje korzystniejszą dla pracownika i pozwalać na wliczenie okresu urlopu bezpłatnego do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.