W związku ze zmianami okoliczności wykonywania pracy pracodawców dotykają różnego rodzaju problemy i wątpliwości dotyczące standardowych procedur w prawie pracy. Jedną z nich jest wypowiedzenie umowy o pracę. Jakie warunki musi spełnić pracodawca, który chce zwolnić pracownika świadczącego pracę zdalnie?

Każde wypowiedzenie umowy o pracę dla swej skuteczności powinno spełniać szereg wymogów formalnych. Stanowi o nich art. 30 § 2 – 5 kodeksu pracy. Jednym z nich jest niewątpliwie zachowanie formy pisemnej. Wyrażony w art. 30 § 3 kodeksu pracy obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę "na piśmie" oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 kodeksu cywilnego. Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 58/09). Ponadto w uchwale 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r. (sygn. III CZP 146/93) znajdziemy wyjaśnienie, że podpisem własnoręcznym jest trwały, językowy znak graficzny złożony przez osobę umiejącą i mogącą pisać, zawierający co najmniej nazwisko tej osoby oraz ujawniający osobiste cechy charakteru pisma.

W świetle elektronizacji, która następuje nieco szybciej w związku z panującym reżimem sanitarnym, w pełni zasadne wydaje się być pytanie, czy podpis elektroniczny powinien być traktowany na równi z podpisem odręcznym. W tym zakresie należy odwołać się do ustawy o podpisie elektronicznym, a w szczególności do ustawowego słowniczka zawartego w art. 3, zgodnie z którym:

• podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
• bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania tego podpisu elektronicznego i danych służących do składania tego podpisu, powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,
• certyfikat - elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby.

„Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej” (art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym). Na tej podstawie można uznać, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wywołuje takie same skutki prawne jak podpis odręczny. Wobec tego wysłanie pracownikowi mailem dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym będzie stanowiło zachowanie wymogów formalnych dla wypowiedzenia umowy o pracę.

Jedynie na marginesie można dodać, że wprowadzenie przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej może być dobrze widziane również na potrzeby określenia skuteczności doręczenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim regulaminie pracodawca mógłby bowiem określić godziny wykonywania pracy zdalnej, a także przyjętą formę komunikacji między stronami stosunku pracy na odległość. Na tej podstawie możliwe będzie uznanie, iż oświadczenie dotarło do pracownika w godzinach jego pracy i to w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.