Przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Trzeba zwrócić uwagę, że z przedmiotowego zwolnienia korzysta wyłącznie ekwiwalent pieniężny. Oznacza to, iż ze zwolnienia nie będzie można skorzystać, jeżeli ekwiwalent przybierze charakter niepieniężny.

Decydujące znaczenie dla możliwości skorzystania z omawianego zwolnienia ma to, aby używane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy narzędzia, materiały i sprzęty stanowiły własność pracownika. Okoliczność ta powinna zostać potwierdzona i możliwa do udowodnienia. Nie jest dostatecznym dowodem złożenie przez pracownika oświadczenia w tym zakresie. Warto w tym miejscu powołać się na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/07. W orzeczeniu tym Sąd podniósł, że: „Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy, musi zatem wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu winien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc winno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów. Skoro omawiany przepis jednoznacznie wymaga, aby narzędzie, sprzęt czy materiały stanowiły własność pracownika, nie można wymogu tego traktować dowolnie.”.

Narzędzia, materiały lub sprzęty muszą być rzeczywiście wykorzystywane przy wykonywaniu przez pracownika pracy. Również ta okoliczność powinna zostać potwierdzona odpowiednimi dowodami. Powinno z nich jednoznacznie wynikać, że przy wykonywaniu pracy pracownik korzystał z własnych narzędzi, materiałów lub sprzętów.

Ekwiwalent powinien stanowić rekompensatę używania przez pracownika do wykonania obowiązków służbowych własnego sprzętu, narzędzi i materiałów.

W związku z tym pracodawca ustalając wartość ekwiwalentu powinien uwzględnić całokształt okoliczności towarzyszących świadczeniu przez pracownika pracy, w szczególności ilość roboczogodzin używania danego sprzętu i normy zużycia używanych narzędzi.

Ustawodawca nie ustanowił limitów kwotowych zwolnienia. Tym samym cała wartość ekwiwalentu zwolniona jest z podatku.