Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek doręczenia pracownikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu imiennej informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, czyli informacji PIT-11 (art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą). Równocześnie nie zostały uregulowane zasady wysyłania informacji PIT-11 podatnikom. Lukę w przepisach została uzupełniona w wyniku orzeczniczej działalności sądów oraz w drodze interpretacji dokonywanych przez doktrynę.

Art. 39 ust. 1 ustawy jako urząd skarbowy właściwy do wysłania imiennej informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy wskazuje urząd skarbowy, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania. Natomiast § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 122 z późn. zm.) za organ podatkowy właściwy miejscowo w sprawach należnego za dany rok podatkowy podatku dochodowego od osób fizycznych dla podatników, którzy zmienili miejsce zamieszkania lub pobytu, uznaje organ podatkowy właściwy według miejsca zamieszkania lub pobytu w ostatnim dniu roku podatkowego.

Powyższe prowadzi do wniosku, iż informacja PIT-11 powinna zostać wysłana na adres zamieszkania podatnika. Wiedzę o adresie zamieszkania pracowników oraz byłych pracowników pracodawca czerpie z akt osobowych.

Zaleca się, aby przesyłka zawierająca informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy została wysłana listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W ten sposób pracodawca zyskuje dowód potwierdzający wywiązanie się przez niego z obowiązku wydania informacji PIT-11 byłemu pracownikowi.

Wysyłając do byłego pracownika informację PIT-11 pracodawca powinien posłużyć się ostatnim posiadanym adresem zamieszkania tej osoby. Jeżeli próba doręczenia przesyłki na wskazany adres nie powiedzie się, pracodawca nie ma obowiązku ustalenia aktualnego adresu zamieszkania byłego pracownika. Jeżeli jednak na podstawie innych źródeł niż akta osobowe pracodawca dysponuje informacjami o nowym adresie zamieszkania byłego pracownika, powinien podjąć próbę doręczenia pod ten adres rzeczonego dokumentu.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl