Dieta to podstawowe świadczenie przysługujące pracownikowi w związku z podróżą służbową. W powszechnym odczuciu jest traktowana jako świadczenie o charakterze płacowym. W rzeczywistości jest zupełnie inaczej – pomiędzy dietą a wynagrodzeniem istnieje szereg różnic. Z tego też wynika zwolnienie diet wypłaconych pracownikowi (w związku z odbyciem przez niego podróży służbowej) od składki na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zasady nabywania przez pracowników prawa do diety określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Pomimo że akt ten muszą obligatoryjnie stosować, jak wskazuje już jego tytuł, wyłącznie pracodawcy będący państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej, jest on powszechnie stosowany przez innych pracodawców.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Pomimo opublikowania w ubiegłym roku projektu zmian w tym zakresie kwota diety wynosi nadal 23 zł za dobę podróży.

W celu ustalenia wysokości diet należnych pracownikowi konieczne jest ustalenie czasu, jaki minął od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania służbowego poza miejscem stałej pracy pracownika. Kwota diety należnej pracownikowi zależy od czasu trwania podróży i wynosi (jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę):

• gdy podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin - połowę diety,
• gdy podróż służbowa trwała ponad 12 godzin - dieta przysługuje w pełnej wysokości;

Inne zasady ustalenia diety przysługującej pracownikowi stosować będziemy przy podróżach trwających dłużej niż dobę.

Gdy podróż służbowa trwała dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przepisy prawa określają również przypadki, w których pomimo wysłania pracownika w podróż służbową dieta nie będzie mu przysługiwała. W praktyce sytuacje takie są jednak dość często lekceważone przez pracodawców. Przykładem takiej sytuacji jest na przykład delegowanie pracownika do miejscowości, w której znajduje się miejsce pobytu stałego lub czasowego takiego pracownika. Chodzi o sytuację, w której pracownik zazwyczaj wykonujący swoje obowiązku w innej miejscowości niż znajduje się jego miejsce stałego lub czasowego pobytu zostanie wysłany w podróż służbową związaną z realizacją incydentalnego zadania służbowego do miejscowości, w której znajduje się jego miejsce stałego lub czasowego pobytu. Identyfikacji tego przypadku pracodawca dokonuje w oparciu o informacje przekazane przez pracownika w momencie nawiązywania stosunku pracy bądź w jego trakcie (gdy miejsce stałego bądź czasowego pobytu pracownika ulegnie zmianie w trakcie trwania zatrudnienia).

Okolicznością pozbawiającą pracownika prawa do diety będzie również zapewnienie pracownika w trakcie podróży służbowej całodziennego, bezpłatnego wyżywienie. Zatem okolicznością pozbawioną znaczenia dla ustalenia wysokości diety należnej pracownikowi będzie zapewnienie pracownikowi w trakcie podróży wyłącznie częściowego wyżywienia. Aktualnie obowiązujące przepisy nie przewidują bowiem proporcjonalnego zmniejszania kwoty diety w takim przypadku.