Pracownicy mojej zakładu sporadycznie udają się w podróż służbową. Dotychczas takie zdarzenie w ewidencji czasu pracy odnotowywałam jako „delegacja”. Podczas ostatniej kontroli inspektora pracy zarzucono mi, iż taka praktyka jest nieprawidłowa, a ja naruszam obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Przecież nie mam możliwości ustalenia ile godzin pracownik przepracował w trakcie podroży. Czy ma więc przyjmować, że cały czas podroży pracownika był jego pracą?

Opisana w pytaniu praktyka jest dość powszechnym błędem kadrowym. Pracodawca powinien bowiem zawierać w ewidencji czasu pracy wszelkie informacje, które są niezbędne dla naliczenia wynagrodzenia należnego pracownikowi. Informacja o tym, że w danym dniu pracownik przebywał w podróży służbowej, jest informacją o tym, że w danym dniu pracownik wykonywał pracę w innym niż umówione miejscu. Taka informacja może być dodatkowym elementem ewidencji czasu pracy, nie może natomiast zastępować informacji o czasie pracy.

Z powyższego więc wynika, iż pracodawca musi dołożyć należytej staranności w ustaleniu czasu pracy pracownika w podróży służbowej. W szczególności powinien pamiętać, że zaliczeniu do czasu pracy będzie podlegał czas zawierający się w rozkładowych godzinach pracy pracownika, nawet jeśli w tych godzinach pracownik nie świadczył pracy. Dodatkowo, do czasu pracy zaliczeniu będzie podlegała ta część podróży służbowej pracownika, w trakcie której pracownik wykonywał pracę poza godzinami pracy wynikającymi z obowiązującego go w danym harmonogramu czasu pracy. Zatem zaliczenie do czasu pracy wszystkich godzin spędzonych przez pracownika w podroży służbowej, a więc również czasu poświęconego na dojazd i powrót do miejscowości, do której delegowaliśmy pracownika, byłoby błędem.

Zobacz szkolenia:

• Delegacje krajowe i zagraniczne po 1 marca 2013